Chú trọng trong mục đích đối thoại, liên kết, và thăm dò ý kiến từ các khách mời là những đại lý có doanh số vượt bậc trong năm 2018, Công ty tổ chức sự kiện và truyền thông MiO hân hạnh phối hợp cùng Công ty thiết bị điện MPE tổ chức sự kiện Hội Nghị Khách Hàng vô cùng long trọng cùng với cơ cấu giải thưởng cực kì lớn như Iphone XS Mas, SH 125, Mec C200 2018,….
Sự kiện cũng tạo ra sự thu hút lớn trong giới truyền thông, các nhà tư vấn thiết kế, chủ đầu tư, các khách hàng hiện tại và các khách hàng tiềm năng trong tương lai.
Bên cạnh việc xác định mục đích chính như gặp gỡ, giao lưu với đối tác, các cơ quan truyền thông, … để tăng cường mối quan hệ, xây dựng hình ảnh và thiết lập thương hiệu là những điều cơ bản chính của sự kiện. Việc còn lại là xác định kịch bản hội nghị khách hàng sao cho sự kiện phải thật chuyên nghiệp, truyền tải được thông điệp một cách long trọng nhất.
Kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng
1. Xác định mục tiêu nhằm xây dựng kịch bản
Với kinh nghiệm trên 15 năm tổ chức sự kiện, Công ty MiO quyết định chọn mục đích tổ chức sự kiện của khách hàng làm kim chỉ nam để xây dựng kịch bản cũng như đo lường sự hiệu quả sau khi sự kiện kết thúc.
2. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Bước thứ hai trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng không kém phần quan trọng là phải xác định được thời gian và địa điểm để đôi bên có thể “bắt tay” vào triển khai. Do khách hàng đã ấn định sẵn mốc thời gian cho sự kiện hội nghị khách hàng 2018 nhằm vào ngày thứ 4. Đây là ngày “không mấy thuận lợi” lắm cho một sự kiện lớn vì:
- Không phải là ngày cuối tuần
- Khả năng kẹt xe cao
- Khách mời hạn chế do guồng quay của công việc
Sớm nắm bắt được tính chất công việc, và nhằm hạn chế rủi ro lớn nhất cho khách hàng là khách mời không tới tham dự đầy đủ như mong đợi hoặc tới quá trễ. Dựa vào cột mốc ấn định thời gian cho sự kiện hội nghị khách hàng, MiO đã đứng ra tư vấn cho khách về địa điểm sao cho thuận tiện nhất, lên kế hoạch thời gian đón khách và thời gian bắt đầu chương trình phải thật hợp lý cho khách ở xa, đề xuất nhiều phương án dự phòng cho khách tới trễ nhưng vẫn được làm thủ tục check in.
3. Lập kế hoạch, phân công, điều phối công việc
Do sự kiện với tính chất quy mô lớn, tiếp đón hơn 1200 khách, cùng với việc khách hàng muốn dựng một nhà mẫu với tổng diện tích lên đến gần 50m2, sử dụng đầy đủ nội thất và các thiết bị điện nhằm quảng cáo sản phẩm mới và cho khách hàng sự trải nghiệm thực tế, nên khối lượng công việc tương đối dày đặc.
Nắm bắt nhanh các vấn đề và đặt ra tình huống xử lí, Ban tổ chức MiO đã phân bố nhân sự vào những vị trí chủ chốt nhằm giám sát, nắm bắt tình hình và đưa ra phương án giải quyết nhanh gọn, đồng thời làm báo cáo về quy trình và tiến độ gửi cho khách hàng mỗi ngày.
4. Công tác chuẩn bị trước khi diễn ra hội nghị khách hàng
Chuẩn bị 8 standy về hội nghị khách hàng cho phía đối tác và đặt ở ngay trước 5 cửa thang máy để giúp khách dễ dàng nhận biêt sự kiện. Đồng thời MiO còn phân bố 12 PG ở khu vực đón khách sẵn sàng hướng dẫn khách làm thủ tục check in trước sự kiện.
Ngay tại khu vực nhà mẫu và trưng bày sản phẩm, đội ngũ nhân viên hỗ trợ của MiO luôn luôn túc trực cùng với nhân viên của công ty đối tác để kịp thời giải quyết những vấn đề mà khách hàng thắc mắc cũng như hướng dẫn luồng đi tham quan, khu vực chụp hình, khu vực phỏng vấn, các bạn tư vấn sản phẩm,…
5. Hội nghị khách hàng chính thức bắt đầu
Để đáp ứng cho hơn 1200 sự theo dõi từ phía khán giả, phía MiO đã cho dựng 5 màn hình led cong với tổng kích thước lên tới 128m2. Ngoài ra còn kết hợp livecam trực tiếp trên 2 màn hình led của nhà hàng giúp khách mời dễ dàng hoà mình vào dòng chảy của sự kiện.
Sự kiện còn quy tụ những ngôi sao nổi tiếng như ca sĩ Phương Vy Idol, ca sĩ Kyo York, ca sĩ Khánh Ngọc, Mc Liêu Hà Trinh, Mc Trí Thuận,…
6. Chuẩn bị kết thúc sự kiện hội nghị khách hàng
Đến với giai đoạn gần kết của chương trình, Ekip của MiO đã huy động gần như toàn bộ lực lượng có mặt tại sảnh lobby để chuẩn bị quà cho khách ra về, đồng thời phân luồng giao thông cho tất cả mọi người thuận tiện di chuyển.
Kết thúc quý IV 2018, trước thềm năm mới, Công ty MiO xin chân thành cảm ơn vì lại thêm một năm nữa được hợp tác cùng với quý công ty MPE sản xuất chương trình hội nghị khách hàng.
Góp phần cho sự thành công rực rỡ, tạo được dấu ấn riêng cho thương hiệu là công sức rất lớn của cả một tập thể bao gồm các bạn nhân sự của team MiO, đồng thời là sự đóng góp ý kiến rất lớn từ phía MPE. MiO xin chân thành cảm ơn và chúc team MPE đón một năm mới đầy rực rỡ và nhiều màu sắc hơn nữa.
Xin cám ơn và hẹn gặp lại ở hội nghị khách hàng lần sau.
