Để có thể thực hiện một chương trình sự kiện truyền thông PR hiệu quả, hoàn hảo, cần có 7 bước đáng chú ý sau đây.
1) Lên kế hoạch, chương trình (Programe Planning)
Trên cơ sở phân tích những thách thức và cơ hội, xác định mục tiêu cụ thể, nhân viên PR đề xuất và lập kế hoạch hoạt động, sau đó đánh giá hiệu quả của chúng.
Để hoạt động của PR đạt được hiệu quả mong muốn, đồng thời có khả năng giải quyết những vướng mắc nảy sinh, việc lên kế hoạch, chương trình (Programe Planning) là một khâu thiết yếu trong lịch trình công việc.
Tuỳ thuộc vào mục đích, chiến lược, sách lược cụ thể, một kế hoạch của PR thường gồm các bước sau đây:
- Nghiên cứu, đánh giá tình hình.
- Xác lập mục tiêu của chương trình.
- Xác định các nhóm công chúng cần hướng tới trong chương trình.
- Quyết định lựa chọn các phương tiện truyền thông nào.
- Hoạch định về ngân sách.
- Đánh giá hiệu quả của chương trình.
2)Soạn thảo và biên tập (Writing and Editing)
Với PR, văn bản là công cụ thường xuyên để chuyển tải thông điệp tới khách hàng và công chúng. Các loại văn bản nhân viên PR phải thực hiện rất đa dạng, gồm những bản báo cáo dành cho cổ đông, báo cáo thường niên, thông cáo báo chí, các bài báo diễn văn, những cuốn sách nhỏ, bản tin nội bộ, bài viết trên website…
Bởi vậy, phải có kỹ năng nói và viết tốt, thành thạo trong việc soạn thảo và biên tập, xử lý các loại văn bản có liên quan.
3) Thiết kế và sản xuất (Production)
Công việc của nhân viên PR, làm những công việc nội bộ hay làm cho khách hàng đều gắn liền với việc thiết kế, sản xuất những cuốn niên giám, các bản báo cáo, phim tài liệu, các chương trình truyền thông đa phương tiện…
Bởi vậy, nhân viên PR cần có kiến thức và kỹ năng cơ bản, cập nhật về thiết kế và sản xuất chương trình, biết xây dựng mối quan hệ tốt, hiểu biết với các nhà thiết kế trong và ngoài tổ chức.
4) Quan hệ với giới truyền thông (Media Relations)
Quan hệ với giới truyền thông (Media Ralations) là một phần quan trọng trong hoạt động PR.
PR thiết lập và phát triển một mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với giới báo chí. Cung cấp thông tin cập nhật mới nhất về hoạt động của mình hoặc khách hàng tới báo chí. Công việc này bao gồm những hoạt động như soạn thảo và phát thông cáo báo chí, họp báo, tổ chức các buổi gặp mặt…
Nhân viên PR phải liên tục duy trì và phát triển hình ảnh của công ty mình thông qua quảng cáo và việc xuất hiện thường xuyên trên các phương tiên thông tin đại chúng.
5) Truyền thông (Commucating)
Truyền thông (Speaking) là một phần không thể thiếu của hoạt động của PR.
Qua các buổi họp, diễn thuyết, ra mắt sản phẩm…, PR cố gắng đưa ra những thông điệp một cách hiệu quả tới từng nhóm khách hàng và công chúng riêng biệt để đạt được mục tiêu nhất định.
Nhiệm vụ này đòi hỏi nhân viên PR phải có những kỹ năng diễn đạt, đồng thời phải hiểu biết thấu đáo về tâm lý và nhu cầu của các nhóm khách hàng, công chúng khác nhau trong xã hội.
6) Lên kế hoạch và thực hiện những sự kiện đặc biệt (Special Events)
PR luôn phải lên kế hoạch và tổ chức, điều hành những hoạt động thường gọi là tổ chức event (sự kiện).
Các sự kiện rất phong phú, từ các buổi hội nghị, triển lãm, những lễ kỷ niệm, cuộc thi, giải thưởng, cho đến những lễ ra mắt sản phẩm mới, những buổi họp báo…
Những hoạt động này được tiến hành nhằm mục đích khác nhau như thu hút sự chú ý của các nhóm công chúng đặc biệt nào đó, quảng bá về một số hoạt động, sản phẩm mới và đặc biệt của doanh nghiệp, tổ chức, khách hàng…
Đây là một trong những mảng hoạt động chính của PR.
![]()
7) Nghiên cứu và đánh giá (Research and Evaluation)
Đây là hoạt động không thể thiếu, cần trở thành nguyên tắc và thói quen. Một chương trình của PR chuyên nghiệp phải được liên tục đánh giá để rút kinh nghiệm, làm tiền đề cho việc xây dựng những kế hoạch sau này.
