Khâu chuẩn bị cho sự kiện lễ khánh thành

By zennguyen Tư vấn tổ chức sự kiện

Tổ chức Lễ Khánh Thành cho một nhà máy, một Công ty, hay một Doanh nghiệp nào đó là bước khởi đầu vô cùng quan trọng và cần thiết.

Buổi lễ phải được diễn ra suôn sẻ và hoàn hảo, nếu gặp bất kì một trục trặc nào dù là nhỏ cũng sẽ có thể trở thành “điềm gở” đối với mọi hoạt động kinh doanh về sau của Công ty. Ngược lại, một buổi lễ Khai trương/Khánh thành thành công và ấn tượng sẽ mang lại rất nhiều ý nghĩa, lợi ích cho doanh nghiệp trên con đường hoạt động và phát triển trong tương lai.

Tuy nhiên, một sự thật là 8/10 công ty thường tự vạch ra kế hoạch cho buổi lễ Khánh thành nhằm mục đích tiết kiệm chi phí. Nhưng do thiếu kinh nghiệm trong việc lên kế hoạch và tổ chức, quản lý nhân sự, và hàng tá những thứ đáng lo khác nên họ thường mắc phải những sai lầm không đáng có, luôn luôn trong tình trạng đối mặt với những tình huống dở khóc, dở cười mà không ai lường trước được.

MiO thấu hiểu những khó khăn của bạn, nhất là những Start-up vừa mới khởi nghiệp cùng với vốn ngân sách có hạn. Tự hào là một trong những Công ty tổ chức sự kiện và truyền thông hàng đầu tại Việt Nam với hơn 15 năm tổ chức những lễ khánh thành lớn nhỏ, MiO luôn cung cấp một dịch vụ chuyên nghiệp cùng với mức kinh phí hợp lý, sẽ giúp bạn có một sự kiện lễ khánh thành đầy ấn tượng và đáng nhớ.

Quy trình tổ chức sự kiện lễ khánh thành

1. Tiếp nhận thông tin khách hàng

Để hình thành ý tưởng và lên kịch bản hoàn hảo cho lễ khánh thành thì việc nắm ý tưởng của đôi bên là một trong những khâu quan trọng nhất. Nhằm đáp ứng đủ nhu cầu và mong muốn của khách hàng, MiO luôn có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm trong việc nắm bắt và đào sâu vào ý tưởng của khách hàng, sẽ không tốn quá nhiều thời gian cho việc trình bày nội dung mà khách hàng vẫn có được một buổi lễ khánh thành như mong muốn.

2. Phân tích thông tin và tư vấn

Từ những nguồn thông tin đã tiếp nhận, MiO sẽ tiến hành phân tích và nắm bắt ý tưởng chính của buổi lễ khánh thành nhằm sáng tạo ra một kịch bản đủ để thể hiện những ý nghĩa, hình ảnh, cái chất riêng của thương hiệu để quảng bá đến khách hàng một cách đơn giản nhất, không quá cầu kì nhưng không kém phần sang trọng.

3. Hoàn thành kịch bản và báo giá gửi cho khách hàng

Sau khi lên ý tưởng và nội dung kịch bản cho sự kiện, MiO sẽ tiến hành khảo sát mặt bằng, rà soát lại và lượt bỏ những chi phí không đáng có, để gửi cho khách bảng báo giá cuối cùng với chi phí hợp lý. Đây là giai đoạn quan trọng nhất đối với một sự kiện,vì kịch bản sẽ là yếu tố quyết định, như là một portfolio năng lực gửi đến quý khách hàng của một Công ty tổ chức sự kiện.

4. Tiến hành ký kết hợp đồng

Hai bên sẽ ký kết hợp đồng sau khi cùng nhau trao đổi, thống nhất về ý tưởng kịch bản, nội dung của lễ khánh thành, bảng báo giá và các hạng mục khác.

5. Khâu chuẩn bị tổ chức lễ khánh thành

Chuẩn bị tổ chức lễ khánh thành gồm có các khâu sau:

Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện
Lên danh sách khách mời và phát thiệp
Thiết kế 2D, 3D tổng thể khu vực diễn ra sự kiện
Thi công dàn dựng và trang trí banner, backdrop, khu vực cổng chào, sân khấu, thảm, dụng cụ cắt băng khánh thành,…

6. Tiến hành tổ chức sự kiện lễ khánh thành

Lễ tân đón tiếp khách ở cổng chào
Đội đánh trống, múa lân khai tiệc mở màn
MC dẫn chương trình
Tuyên bố lý do
Giới thiệu Đại Biểu, mời lên sân khấu để phát biểu về nội dung, mục đích chính của sự kiện
PG mang hoa chúc mừng đại biểu
Trao kỷ niệm chương cho đại biểu, đối tác, nhân viên
Trình chiếu clip về doanh nghiệp
Thực hiện nghi thức cắt băng khánh thành
Khui rượu chúc mừng
Band nhạc hoặc ca sĩ chơi nhạc theo chủ đề của sự kiện
Dẫn khách tham quan khu vực khai trương (nếu có)
Mời khách và đại biểu dùng tiệc
Mini game, quay số trúng thưởng, dán sticker tặng quà
PG tiễn khách ra về và tặng quà (nếu có)
BTC dọn dẹp vệ sinh