Tổ chức sự kiện là loại hình thức hoạt động ngày càng phổ biến với các công ty, doanh nghiệp… nhằm quảng bá hình ảnh, PR thương hiệu, giới thiệu sản phẩm đến với tất cả mọi người. Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng ngày càng khắt khe, đội ngũ tổ chức sự kiện phải thật sự chuyên nghiệp, biết cách quản lý thời gian, thi công, quản lý đám đông và nhân sự… để tránh xảy ra sự cố, ảnh hưởng tiêu cực đến sự kiện, hoặc có khả năng làm cho sự kiện không đạt được mục tiêu.
Thế nào là rủi ro trong tổ chức sự kiện?
Rủi ro trong sự kiện có thể xảy ra bất cứ lúc nào, từ khâu lên ý tưởng, kịch bản cho chương trình, đến khâu thiết kế, in ấn, chọn địa điểm phù hợp. Rủi ro cũng có thể đến từ buổi tổng duyệt hoặc ngay lúc diễn ra sự kiện, rủi ro cũng có thể đến từ thời tiết, thiên tai, an ninh, con người tại địa điểm tổ chức sự kiện.
Rủi ro trong tổ chức sự kiện và làm thế nào để hạn chế thiệt hại
Các chuyên gia sự kiện và các event-er đặc biệt nhạy cảm với rủi ro. Đối với họ, đó là những mối nguy hiểm tiềm tàng, là thảm họa rút ngắn sự nghiệp của chình mình và của đồng đội hoặc nghiêm trọng hơn nữa là ảnh hưởng đến bộ mặt của cả công ty, bồi thường hợp đồng, đánh mất khách hàng và hủy hoại danh tiếng.
Thông qua việc phân tích các rủi ro trong hoạt động tổ chức sự kiện, như là quá trình nhận dạng các vấn đề, đánh giá và xử lý các vấn đề đó, nhằm mục đích tìm hiểu sâu hơn và nắm rõ tình hình trong thực tế, đồng thời cũng đề xuất các giải pháp phòng chống và hạn chế các rủi ro có thể gặp phải trong quá trình thực hiện tổ chức sự kiện.
Đó là phương pháp logic có hệ thống, bao gồm thiết lập bối cảnh, xác định, phân tích, đánh giá, xử lý, giám sát và chia sẻ rủi ro có liên quan với tất cả chức năng, hoạt động hay quá trình để giảm thiểu thiệt hại và tối đa hóa cơ hội thành công, giúp cho việc tổ chức sự kiện ngày càng chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Phân loại rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện
- Rủi ro trong khâu lên ý tưởng, kịch bản sự kiện.
- Xác định sai mục tiêu và nhu cầu mà khách hàng hướng tới – dẫn tới kịch bản bị lạc đề.
- Khách hàng thay đổi thiết kế và kịch bản vào giờ chót.
- Nhân viên, nhân sự, các đối tác tổ chức sự kiện, thiếu sự chuẩn bị, không làm tròn trách nhiệm, chiêu trò, yêu sách vào ngày chạy sự kiện.
- Các nhà cung cấp thiết bị thiếu thiện chí, giao hàng không đúng thời gian quy định.
- Sự hợp tác không ăn ý giữa các thành viên trong Ban Tổ Chức, Ban hậu cần, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật,…
- Thời tiết khắc nghiệt, thiên tai đến bất chợt.
- Trục trặc kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, hư hỏng trang thiết bị, các sự cố về điện…)
- Sự cố nghiêm trọng (hỏa hoạn, có người cần cấp cứu, động đất, bạo loạn…)
Thực tế, rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện là điều khó có thể tránh khỏi. Những người làm sự kiện nên đặc biệt lưu ý để hạn chế tối đa những tác động tiêu cực ảnh hưởng đến tiến độ đã đề ra và đảm bảo sự thành công của một sự kiện. Đặc biệt, đối với những sự kiện lớn và chuyện nghiệp, người tổ chức luôn luôn phải có một kế hoạch dự phòng rủi ro.
Với những rủi ro khác nhau được đề ra tùy thuộc vào tính chất sự kiện và những phương án giải quyết nhằm phòng ngừa những trường hợp xấu nhất có thể gây ảnh hướng đến chương trình.
